Recent heb ik ten behoeve van mijn studie NextCommunication een aantal interessante rapporten gevonden en doorgeworsteld. Ieder onderzoek had wel een aantal belangrijke conclusies die van toepassing zijn op de overheid en ook nog relevant zijn in de tijd. Zo heb ik al geblogd over de masterthesis De overheid en e-participatie van Janine Bake over e-participatie en het rapport ‘In dienst van de democratie’ van de Commissie Toekomst Overheidscommunicatie en de belangrijkste conclusies op een rijtje gezet en met jullie gedeeld.

Het volgende onderzoeksrapport is ‘Cocreatie in de publieke sector’ (Scribd) van Victor Bekkers en Albert Meijers uit 2010. Het heeft als subtitel ‘Een verkennend onderzoek naar nieuwe digitale verbindingen tussen overheid en burger’. Uiteraard kun je het zelf helemaal doorlezen, maar hier alvast een aantal belangrijke conclusies.

Belangrijke conclusies:

• Betrek burgers niet alleen bij de besluitvorming, maar juist ook bij de andere fasen van de beleidscyclus. Burgers betrekken in de andere (eerdere) fasen van beleid leidt zelfs tot een hogere betrokkenheid van de burgers. Hier werd meer ‘energie’ gevonden dan in de besluitvormingsfase;
• Gebruik niet alleen de allernieuwste technologiën, maar blijf ook gewoon ‘proven technologies’ gebruiken. Mobiele telefonie of standaard forums zijn nog steeds zeer geschikt om nieuwe(re) technologiën te ondersteunen.
• Cocreatie vraagt om een moderator, een ‘procesmanager’ die het proces van cocreatie in goede banen moet leiden. Hij moet erop letten dat partijen worden betrokken bij het proces (dus actief leden werven), de inhoud van het proces bewaken, regels bewaken en zorgen dat er resultaten worden geboekt. Adequaat procesmanagement vraagt een inspanning en aandacht van de organisatie.
• Een moderator kan alleen functioneren, wanneer cocreatie een heldere plaats heeft in overheidsland. In het onderzoek is geconcludeerd dat nieuwe initiatieven niet eenvoudig door de hele organisatie worden geaccepteerd. Er is een nieuw ethos nodig is voor de publieke dienstverlening, waarin de rol van professionals is om coproductie aan te moedigen en te ondersteunen. Cocreatie moet dus worden gezien als een ‘proces van institutionele innovatie’, waarbij bestaande zekerheden (zoals bij overheden vaak het geval is) ter discussie worden gesteld.
• Vanwege het ingrijpende karakter van deze veranderingen is weerstand begrijpelijk. Een adequate omgang met deze weerstand is noodzakelijk. De technieken die bekend zijn uit het managen van organisatie- en bestuursverandering, moeten worden toegepast: creëer heldere overlegstructuren, geef ruimte voor weerstand, maak duidelijk wat de te verwachten winst is, communiceer over de vooruitgang, koppel de verandering aan het personeelsbeleid, en geef symbolisch vorm aan de overgang.
• Overheden zijn gebonden aan regels en routines en deze geven eerder stabiliteit dan flexibiliteit aan overheden. Tegen deze achtergrond is het opmerkelijk dat er toch vrij breed wordt geëxperimenteerd met nieuwe vormen van cocreatie. Binnen de stabiele overheidscontext lukt het individuen tóch om ruimte te creëren voor experimenten. Ze hangen in hoge mate af van de inzet van individuen en bevinden zich aan de randen van de organisatie. Weerstand, institutionele beperkingen en moeilijkheden in de samenwerking belemmeren het verder doorzetten van deze experimenten. Opschaling van experimenten van cocreatie is wellicht nog een grotere uitdaging dan het starten ervan.