Oct 05

Donderdag 29 september was ik in Seats2Meet Utrecht te gast bij de Landelijke Strategiedag Verkeersveiligheid. In ‘t kort was het doel van deze dag was om samen met alle verschillende verkeersveiligheidspartners te bekijken hoe het aantal verkeersdoden- en gewonden de komende jaren verder kan worden teruggedrongen.

Society 3.0
Het was een mooi programma met dito sprekers en workshopleiders. Eén van de workshopleiders was Ronald van den Hoff, auteur van het boek Society 3.0. In een kort, boeiend verhaal, vertelde hij dat we in een nieuw tijdsgewricht leven en dringend behoefte hebben aan een nieuwe aanpak, een nieuw systeem waarin iedere organisatie en ieder individu waarde toevoegt. Internet speelt daarbij volgens hem een centrale rol en leidt meer en meer tot sociale verbindingen tussen mensen (door virtuele en sociale netwerken), tot nieuwe vormen van waardecreatie en nieuwe samenwerkingsvormen.

Er is dus een compleet nieuwe wereld ontstaan, terwijl de meeste grote organisaties nog steeds werken volgens het oude ‘industriële systeem’. Een systeem waarbij regie, sturing en macht belangrijke pijlers zijn. Met name grote organisaties hebben zichzelf, door zich vast te houden aan dit eeuwenoude systeem, helemaal vastgezet. Ze zullen, als ze niet tijdig veranderen en inspelen op de veranderingen, geen toegevoegde waarde meer hebben, overbodig worden en daardoor de boot missen.

Nieuw tijdperk, nieuwe kansen
Er zit voor die grote organisaties maar één ding op; jezelf opnieuw heruitvinden. Veel grote organisaties denken door de vele bezuinigingen en taakstellingen vooral vanuit schaarste. Die zeggen vooral wat ze door al deze factoren niet meer kunnen doen. Ook de overheid doet dat. Maar organisaties moeten inzien dat deze nieuwe periode juist heel veel nieuwe kansen biedt. Kansen in overvloed. Er ontstaat de komende tijd “een compleet nieuwe economische waardecreatie als een logisch gevolg van het beschikbaar zijn van een steeds grotere hoeveelheid informatie en kennis, tussen een steeds groter wordende verbondenheid tussen groepen van mensen, door de toenemende technologische ontwikkelingen rondom het internet” (Benkler, 2006 – artikel 134 in Society 3.0).
Dat de overheid door financiële en personele taakstellingen een hele boel dingen niet meer kan doen, is logisch. Maar bepaalde dingen zou je ook niet meer moeten willen doen, omdat anderen dat tegenwoordig beter kunnen. Zo kunnen bijv. appbouwers van door de overheid beschikbaar gestelde data (Open Data) waardevolle informatie creëren. Denk o.a. aan apps op het gebied van reizen in het OV, fileinformatie en wegwerkzaamheden. De mashup Buienradar is zo’n mooi voorbeeld.

En van bepaalde zaken zou je de verantwoordelijkheid juist meer bij de mensen moeten leggen. Mensen kunnen zelf hun buurt veiliger maken en veiliger houden. Denk bijv. aan een initiatief als www.verbeterdebuurt.nl. En dankzij Twitter vinden mensen op dezelfde dag nog hun gestolen auto terug, dankzij de sociale controle van hun volgers en hun achterban. Op deze manier heeft het voor dieven helemaal geen zin meer om een auto te stelen. Iedereen let op elkaar. Of een app die medici signaleert, waarschuwt en dirigeert als ze vlakbij een zojuist bij de meldkamer gemeld ongeval zijn. Door de app kunnen zij in heel korte tijd ergens medische hulp bieden waar dat nodig is. En juist in dit soort gevallen van leven en dood gaat het om seconden. Of een combinatie van Google Maps en data van ongevallenlocaties kan heel simpel gevaarlijke verkeerslocaties inzichtelijk maken. Die kun je vervolgens ontwijken, maar natuurlijk ook gewoon bij de gemeente op de agenda zetten.

LEGO heeft zichzelf van de ondergang gered door op tijd hun eigen klanten te betrekken door middel van crowdsourcing. De crowd (klanten, consumenten of leveranciers) kunnen online zelf hun nieuwe Lego ontwerpen en daarna bestellen. Maar ook andere klanten het kunnen bestellen, waarna de bedenker een klein deel van de omzet krijgt. Lego bespaart hierdoor bijv. op ontwikkelingskosten, personeelskosten en marketingkosten. Ze hoeven het namelijk niet zelf proberen te verkopen, want de mensen kopen hun eigen producten. Het is een groot succes; twee artikelen in de top 5 van Legospeelgoed is door 9-jarige kinderen bedacht.

Dit voorbeeld maakt duidelijk wat de voordelen van crowdsourcing zijn; kennis en ideeën opdoen, door een groot aantal vrijwillige handen sneller activiteiten laten uitvoeren en kostenbesparing. LEGO heeft zichzelf opnieuw uitgevonden. En de grote waarde van crowdsourcing zit ‘m niet eens altijd in de kosten. Door hun klanten te betrekken, zijn grote, nieuwe en waardevolle bronnen van creativiteit aangeboord. IJsland mag zich sinds dit jaar het eerste land noemen dat een grondwet via crowdsourcing heeft samengesteld.

Dit nieuwe tijdperk biedt dus genoeg nieuwe mogelijkheden en kansen. Maar die moet je dan wel zien en vervolgens ontdekken. En dat betekent vaak ook loslaten en toelaten. Opnieuw bekijken hoe je als overheid met andere partijen waarde kunt toevoegen als onderdeel van een groot waardenetwerk met een enorm potentieel. En dan structuren aanbieden waarin die waardecreatie kan plaatsvinden.

Maar om te beginnen moet de overheid gaan denken in overvloed, in plaats van denken in schaarste. Dat zou al een mooi begin zijn.

Check hier de presentatie van Ronald.

Aug 29

Social media heeft de wereld waarin wij werken, socializen en regeren, veranderd. Van overheden wordt verwacht dat ze participeren, transparant werken en verantwoording afleggen. Ondertussen worden deze overheden geconfronteerd met de grootste bezuinigingen sinds tijden en wordt hen gevraagd om méér te doen met minder, terwijl de eisen van de inwoners alleen maar blijven stijgen. Hogere verwachtingen in combinatie met drastisch minder middelen, vragen om innovatie; een nieuwe set tools is nodig om deze uitdaging aan te gaan.

In het document ‘Local by social: How local authorities can use social media to achieve more for less‘ wordt beschreven hoe lokale overheden sociale media kunnen gebruiken om meer te bereiken met minder. Daarnaast benadrukt het document de risico’s voor overheden als zij niet tijdig aanhaken op de huidige technologische vooruitgang van de sociale media en de mensen die er gebruik van maken.

Auteur van dit document is Andy Gibson, in opdracht van The Improvement and Development Agency (IDeA) en NESTA.

Download ‘Local by Social’ (pdf, 48 pagina’s, 367 Kb)

Bron: http://www.idea.gov.uk

 

Dec 03

Het rapport “Worsteling tussen lust en last” (mei, 2010) van Ebbelaar, Van Deventer, Terpstra en Zalm, heeft de subtitel “Over de benutting van social media door de rijksoverheid” en is uitgevoerd op verzoek van het SGO (Secretarissen-Generaal Overleg). Kernvraag die het rapport moest beantwoorden was: ‘Wat is in essentie de betekenis van social media voor de Rijksoverheid en hoe zou de Rijksoverheid daarmee kunnen omgaan?’.

Social media zijn volgens het rapport van invloed op de maatschappelijke verhoudingen en de verhouding tussen overheid en burger. En social media zijn onbeheersbaar. De overheid moet daarom niet proberen in control te willen zijn over het fenomeen. Wel pleit het rapport voor een beheerste benutting. Daarbij is het gezegde ‘Bezint eer gij begint’ belangrijk. De rijksoverheid dient mee te bewegen, maar moet zich hoeden meegesleurd te worden in de snelheid en de verleiding van het web.

De eerste stappen zijn inmiddels gezet, maar de daadwerkelijke implicaties zullen de komende jaren zichtbaar worden. Niet alleen op het praktische niveau van de ambtenaren, maar ook op het niveau van de organisatie en zelfs tot op het niveau van de basiswaarden van de rijksoverheid zullen social media impact hebben. Het rapport moet het bewustzijn hierover agenderen.

Enkele conclusies en aanbevelingen van het rapport:

  • De Rijksoverheid dient vanuit zijn voorbeeldfunctie op een correcte wijze om te gaan met social media. Dit betekent dat bij de inzet van social media in de beleidscyclus er voor gewaakt moet worden dat er geen conflict ontstaat met rechtsstatelijke waarden;
  • De Rijksoverheid dient ruimte te laten aan initiatieven per departement, maar dient wel een rijksbrede strategie te hanteren om optimaal van elkaar te leren. Wellicht kunnen daarvoor social media worden gebruikt. Initiatieven van andere organisaties die betrekking hebben op overheidsbeleid, dienen te worden gestimuleerd. Ook hier geldt dat het verstandig is om de vraag te stellen of de overheid het zelf moet doen;
  • De Rijksoverheid kan wel degelijk sturen met behulp van social media, zowel intern (onderling tussen departementen ter vergroting van doelmatigheid) als extern (voor een betere ‘klantrelatie’ met de burger);
  • Beperk het gebruik van social media niet tot de Directie Communicatie. Social media gaan tegelijkertijd over communicatie en kennis. Daarmee zijn ze prima toepasbaar in het beleidswerk;
  • Laat bureaucratische grondbeginselen niet beperkend zijn voor optimalisatie van het gebruik van social media;
  • Schaf de Oekaze-Kok af (een zeer beperkt directe contact tussen ambtenaren en Kamerleden en burgers);
  • Handreikingen voor online communicatie door ambtenaren dienen te zijn gebaseerd op vertrouwen in de rijksambtenaar. Dit betekent dat randvoorwaarden moeten worden gecreëerd waarin de ambtenaar ook vanuit vertrouwen kan handelen. Denk aan expertmatige ondersteuning en kennisuitwisseling. Een goede basis hiervoor ligt in de huidige initiatieven onder de Vernieuwing Rijksdienst;
  • Webmonitoring en webcare dienen te worden benut omdat zij ten behoeve van beleidsagendering en beleidsevaluatie zeer waardevolle bronnen zijn voor de maatschappelijke issues. Ze horen een standaard onderdeel te zijn bij elk beleidsdepartement. De maatschappij helpt zo mee via social media;
  • Wees als overheid actief door te monitoren. Faciliteer als daar behoefte aan is. Reageer als daar de mogelijkheid voor is. Voorkom dat er energie, tijd en geld wordt gestopt in zaken die maatschappelijk niet leven;
  • De volgende vragen zijn richtinggevend in het gebruik van social media in de beleidscyclus door de overheid:
    • Wat wil de overheid bereiken?
    • Leent het soort beleidsprobleem en de fase in de beleidscyclus zich voor een beheerste benutting? Voorkom het risico dat je kennis zoekt maar heftige discussies vindt.

Natuurlijk, wederom een hoop open deuren. Desondanks zijn de conclusies en aanbevelingen nog steeds relevant. Het rapport is in ieder geval weer een bevestiging dat de Rijksoverheid de kansen die social media bieden, (op een beheerste manier) kan benutten. Nu nog bij iedereen tussen de oren krijgen…

Nov 25

Recent heb ik ten behoeve van mijn studie NextCommunication een aantal interessante rapporten gevonden en doorgeworsteld. Ieder onderzoek had wel een aantal belangrijke conclusies die van toepassing zijn op de overheid en ook nog relevant zijn in de tijd. Zo heb ik al geblogd over de masterthesis De overheid en e-participatie van Janine Bake over e-participatie en het rapport ‘In dienst van de democratie’ van de Commissie Toekomst Overheidscommunicatie en de belangrijkste conclusies op een rijtje gezet en met jullie gedeeld.

Het volgende onderzoeksrapport is ‘Cocreatie in de publieke sector’ (Scribd) van Victor Bekkers en Albert Meijers uit 2010. Het heeft als subtitel ‘Een verkennend onderzoek naar nieuwe digitale verbindingen tussen overheid en burger’. Uiteraard kun je het zelf helemaal doorlezen, maar hier alvast een aantal belangrijke conclusies.

Belangrijke conclusies:

  • Betrek burgers niet alleen bij de besluitvorming, maar juist ook bij de andere fasen van de beleidscyclus. Burgers betrekken in de andere (eerdere) fasen van beleid leidt zelfs tot een hogere betrokkenheid van de burgers. Hier werd meer ‘energie’ gevonden dan in de besluitvormingsfase;
  • Gebruik niet alleen de allernieuwste technologiën, maar blijf ook gewoon ‘proven technologies’ gebruiken. Mobiele telefonie of standaard forums zijn nog steeds zeer geschikt om nieuwe(re) technologiën te ondersteunen.
  • Cocreatie vraagt om een moderator, een ‘procesmanager’ die het proces van cocreatie in goede banen moet leiden. Hij moet erop letten dat partijen worden betrokken bij het proces (dus actief leden werven), de inhoud van het proces bewaken, regels bewaken en zorgen dat er resultaten worden geboekt. Adequaat procesmanagement vraagt een inspanning en aandacht van de organisatie.
  • Een moderator kan alleen functioneren, wanneer cocreatie een heldere plaats heeft in overheidsland. In het onderzoek is geconcludeerd dat nieuwe initiatieven niet eenvoudig door de hele organisatie worden geaccepteerd. Er is een nieuw ethos nodig is voor de publieke dienstverlening, waarin de rol van professionals is om coproductie aan te moedigen en te ondersteunen. Cocreatie moet dus worden gezien als een ‘proces van institutionele innovatie’, waarbij bestaande zekerheden (zoals bij overheden vaak het geval is) ter discussie worden gesteld.
  • Vanwege het ingrijpende karakter van deze veranderingen is weerstand begrijpelijk. Een adequate omgang met deze weerstand is noodzakelijk. De technieken die bekend zijn uit het managen van organisatie- en bestuursverandering, moeten worden toegepast: creëer heldere overlegstructuren, geef ruimte voor weerstand, maak duidelijk wat de te verwachten winst is, communiceer over de vooruitgang, koppel de verandering aan het personeelsbeleid, en geef symbolisch vorm aan de overgang.
  • Overheden zijn gebonden aan regels en routines en deze geven eerder stabiliteit dan flexibiliteit aan overheden. Tegen deze achtergrond is het opmerkelijk dat er toch vrij breed wordt geëxperimenteerd met nieuwe vormen van cocreatie. Binnen de stabiele overheidscontext lukt het individuen tóch om ruimte te creëren voor experimenten. Ze hangen in hoge mate af van de inzet van individuen en bevinden zich aan de randen van de organisatie. Weerstand, institutionele beperkingen en moeilijkheden in de samenwerking belemmeren het verder doorzetten van deze experimenten. Opschaling van experimenten van cocreatie is wellicht nog een grotere uitdaging dan het starten ervan.

Nov 20

Online communicatie wordt voor mensen steeds belangrijker: het medialandschap verandert snel. Miljoenen Nederlanders zijn inmiddels online en 75% daarvan zit op online sociale netwerken. Het communiceren via deze netwerken is één van de meest populaire bezigheden online, inmiddels zelfs populairder dan e-mailen. Deze online platformen geven mensen niet alleen een stem, maar in potentie ook een enorm publiek. En daarmee ook een steeds grotere invloed op de politieke en maatschappelijke agenda, net als traditionele media zoals tv en radio. Een nieuwe speler om rekening mee te houden, dus.

Over veel dossiers van de overheid wordt online gesproken. Zowel positief als negatief. Het wordt dus steeds belangrijker om goed te luisteren naar die online stem, te laten zien dat je luistert, lering te trekken uit wat je hoort en, waar nodig, de dialoog aan te gaan. Sterker nog: tegenwoordig  verwáchten mensen zelfs dat organisaties online aanwezig zijn. Volgens onderzoek van Cone vindt 93% van de Amerikaanse social media-gebruikers dat bedrijven aanwezig moeten zijn op social media. 85% verwacht ook nog eens interactie.

Verken de mogelijkheden
Daarom moeten iedere ambtenaar de mogelijkheden van het internet verkennen. Met name sociale media en online sociale netwerken zijn kansrijk; het gebruik ervan kan bijdragen aan een meer open en transparante overheid. En aan beter (draagvlak voor) beleid, omdat het is afgestemd op en voldoet aan de behoeften van de klant: de burger. Mede dankzij de ongekende mogelijkheden van het internet kunnen ambtenaren nóg beter zichtbaar maken wat zij doen, inspelen op de actualiteit, mensen voorzien van juiste informatie of, als dat nodig is, verkeerde informatie corrigeren. Waarbij uiteraard niet moet worden vergeten dat zij onderdeel zijn van de overheid en dat ze opereren in een mondige en kritische maatschappij. De informatie is te allen tijde feitelijk juist en objectief.

Ambtenaar 2.0
De nieuwe maatschappelijke en technologische ontwikkelingen vragen om een nieuwe ambtenaar. Deze ‘Ambtenaar 2.0’ is een online verbonden professional, die de spelregels van online sociale netwerken kent en weet hoe hij er optimaal gebruik van kan maken. Daardoor kan hij effectiever en efficiënter werken, met minder middelen en budget en daarmee bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. Elke ambtenaar, of’ie nou persvoorlichter is, communicatieadviseur of beleidsmedewerker, moet worden aangemoedigd om –binnen de gestelde organisatiekaders− per direct de mogelijkheden van het internet te verkennen. Na deze verkenning moet hij bepalen welke mogelijkheden relevant zijn, toegevoegde waarde bieden én hoe deze kunnen worden ingepast in de dagelijkse werkzaamheden. Vervolgens moeten de mogelijkheden worden omgezet in acties. Handjes uit de mouwen, dus.

Wie-o-wie?
Nu komt de prangende vraag: ‘Wie is er binnen de organisatie verantwoordelijk voor, om de organisatie in gang te zetten richting een 2.0 organisatie?’ Dat zou bijv. een communicatieafdeling of -directie kunnen zijn. Zij zijn immers centrale spreekbuis van de organisatie en verantwoordelijk voor de in- en externe communicatie van de organisatie. Daarbij hoort ook het communicatief vaardig maken van de organisatie. De tijd dat rechtstreekse contacten met externe stakeholders enkel en alleen zijn voorbehouden aan pers- en publieksvoorlichters, is echter voorbij. Ook andere ambtenaren begeven zich steeds meer online, zowel privé als zakelijk. Dat moet zeker niet worden ontmoedigd, maar het betekent wel dat er duidelijke, liefst zo simpel mogelijke, kaders moeten worden ontwikkeld als men online communiceert namens de organisatie. Maar het betekent ook dat medewerkers moeten worden geholpen en gefaciliteerd. Online communicatie heeft een andere dynamiek en vraag om een andere manier van werken en communiceren. Dit vraagt om andere competenties die niet elke ambtenaar heeft (ontwikkeld).

Intensief verandertraject
Een nieuwe manier van werken vraagt om een intensief verandertraject. Maar hoe krijg je mensen zo ver? Een 2.0 aanpak kan daarbij helpen en zorgen voor draagvlak, begrip en uiteindelijk misschien zelfs enthousiasme. Te denken valt aan het installeren van een interdisciplinair projectteam, bijv. onder regie van Communicatie, met daarin vertegenwoordigers (online experts en voorlopers/early adapters) van alle andere relevante onderdelen binnen de organisatie. Dit team moet –samen met de top van de organisatie– de visie bepalen (Hoe ziet de organisatie 2.0 er over bijv. 5 jaar uit?) en de benodigde (inhoudelijke) voorbereidingen treffen die nodig zijn voor een interne campagne. Denk daarbij o.a. aan een benchmark (Hoe doen anderen het en wat kan van toepassing zijn voor de eigen organisatie?), organisatiespecifieke uitgangspunten voor online communicatie (op basis van uitgangspunten RVD), inventarisatie van voorlopers die als ambassadeur kunnen worden ingezet en een pakkend campagneconcept waaronder  alles kan worden gehangen.

Belang ambassadeurs
Laat in de interne campagne alle ambassadeurs zelf een centrale rol spelen. Want zíj zijn het, die met hun collega’s het gesprek aangaan over de nieuwe maatschappelijke en technologische ontwikkelingen en de invloed die deze hebben op de huidige manier van werken binnen de eigen organisatie en afdeling. Deze ambassadeurs moeten uiteindelijk hun collega’s inspireren, motiveren en faciliteren tot het optimaal gebruiken van de mogelijkheden van online communicatie in de eigen dagelijkse werkzaamheden. Dáár ligt uiteindelijk de kracht van een 2.0 aanpak. Een top-down benadering zal dit grote schip met passagiers niet snel in beweging brengen.

Het uiteindelijke plan van aanpak dat het projectteam oplevert, moet de huidige manier van werken en de risicomijdende en gesloten cultuur, gefaseerd ombuigen naar een transparante en open cultuur en mentaliteit, die zijn gericht op samenwerking binnen én buiten de organisatie.

Dus: Wat we extern willen bereiken, moeten we intern eerst mee beginnen…

Ben benieuwd hoe jullie dit zien!

Sep 20

Afgelopen week trof ik op de site van TNT hun nieuwe social media guidelines aan. En ik was meteen onder de indruk. In het handzame, mooi vormgegeven documentje van 4 pagina’s (exclusief het kaftje) staat volgens mij alles wat een dergelijk document nodig heeft:

Lees verder »

Sep 03

Misschien wel één van de meest besproken onderzoeken op het gebied van de overheidscommunicatie is ‘In dienst van de democratie’ van de Commissie Toekomst Overheidscommunicatie (in de volksmond ook wel genoemd de ‘Commissie Wallage’, naar voorzitter Jacques Wallage). Het rapport uit 2001 is vandaag de dag relevanter dan ooit.

Lees verder »

Aug 29

Volgens de masterthesis van Janine Bake (Universtiteit van Utrecht, mei 2009) moet de overheid meer gebruik maken van electronische participatie (e-participatie).

Lees verder »

Jun 04

Na 250 jaar te hebben geleefd in het industriële tijdperk, zijn we als consumenten gewend dat bedrijven en organisaties in de lead zijn. Zij bepalen wat er op de markt komt en proberen vervolgens met slimme marketing de consument te verleiden dit product vooral te kopen. Maar de tijden zijn veranderd. Menno Lanting beschrijft in zijn boek “Connect!” de impact van sociale netwerken op organisaties en het leiderschap daarvan. Hoe zou een connected! overheid er uitzien?

Lees verder »

preload preload preload